Как считать стоимость владения ИТ-системой

Совокупная стоимость владения — способ сравнить решения, у которых разная структура затрат. Одно дешевле купить и дороже содержать, другое наоборот. Без такого счёта выбор делается по первой цифре, а расплачиваются за него через два года.

Из чего складывается

Приобретение. Лицензии или разработка, внедрение, перенос данных, обучение.
Инфраструктура. Серверы или облако, резервное копирование, сеть, средства защиты.
Сопровождение. Подписка вендора, договор с интегратором или зарплата своих людей.
Развитие. Доработки под изменение процессов и требований регулятора. Эту строку забывают чаще всего.
Простои. Стоимость часа, когда система недоступна, умноженная на ожидаемое время недоступности.
Выход. Что будет стоить уйти: выгрузка данных, параллельный период, переобучение.

Скрытые статьи

Три расхода, которые почти никогда не попадают в первое сравнение, но заметно двигают итог.

Рост числа пользователей. Лицензии на пользователя выглядят дёшево при пятидесяти сотрудниках и совсем иначе при трёхстах.
Зависимость от одного подрядчика. Если систему умеет обслуживать только тот, кто её внедрял, цена сопровождения определяется не рынком.
Стоимость несовместимости. Система, которая не умеет отдавать данные наружу, заставляет платить за каждую интеграцию отдельно.

Полезный тест: спросите, сколько будет стоить выгрузить все ваши данные в открытом формате и уйти. Ответ на этот вопрос многое говорит о будущих переговорах о цене.

Как сравнивать честно

Сведите оба варианта в одну таблицу по годам: первый год, второй, третий, пятый. По каждому году — все шесть категорий. Затем посчитайте накопленный итог. Обычно кривые пересекаются на втором-третьем году, и точка пересечения важнее, чем стартовая цена.

Отдельно отметьте, какие цифры вы знаете точно, какие оценили, а какие угадали. Если решение меняется от изменения угаданной цифры на двадцать процентов — стоит потратить время и узнать её точнее.

Что снижает стоимость владения сильнее всего

Наличие исходников и документации: сопровождать может любой подрядчик, а не только автор.
Открытые форматы данных и работающая выгрузка.
Отсутствие лицензий на пользователя там, где число пользователей будет расти.
Простая архитектура: чем меньше движущихся частей, тем дешевле их обслуживать.
Проверенная инструкция по развёртыванию — она превращает аварию из катастрофы в неприятность.

Частые вопросы

На какой срок считать?

Три года как минимум, пять — лучше. На горизонте меньше года любое облачное решение выиграет автоматически.

Как оценить стоимость простоя?

Возьмите выручку или объём операций за час работы подразделения, которое зависит от системы. Точность здесь не критична, важен порядок величины.

Учитывать ли зарплату своих сотрудников?

Обязательно. Своя поддержка не бесплатна, просто её стоимость лежит в другой строке бюджета.

Пример, как меняется картина

Возьмём условное сравнение: готовая система с лицензией на пользователя против собственной разработки. В первый год готовая выигрывает почти всегда — покупка и настройка дешевле разработки в разы. Во второй год добавляется продление лицензий и первые доработки. К третьему году, если число пользователей выросло, а процесс изменился, накопленный итог по обоим вариантам обычно сближается.

Дальше решает то, что в таблицу не помещается: насколько легко систему развивать. Если каждое изменение требует согласования с вендором и стоит как отдельный проект, кривая расходов идёт вверх и не выравнивается. Если исходники у вас и доработку может сделать любой подрядчик, расходы остаются предсказуемыми.

Что делать с результатом расчёта

Проверьте чувствительность: измените каждую угаданную цифру на двадцать процентов и посмотрите, меняется ли решение.
Отметьте год, в котором варианты сравниваются. Если он дальше вашего горизонта планирования, расчёт ничего не решает.
Зафиксируйте допущения письменно. Через два года никто не вспомнит, из чего складывалась цифра, и спорить будет не с чем.
Заложите в договор то, что снижает будущие расходы: исходники, форматы выгрузки, право на доработку сторонними силами.