Кабинет сотрудника ведомства: заявки, согласования и справочники в одном месте
Заявка идёт по записанному маршруту, у согласования есть срок и ответственный, а права отзываются при увольнении сразу
Проверяется: прогон маршрутов и тест отзыва доступа
ГоссекторРаботаем по NDA
Сотрудники подают заявки в ИТ-службу, хозяйственный отдел и кадры по почте и на бумаге. Согласующие теряют письма, статусы неизвестны, справочники ведутся в таблицах. При переводе и увольнении права в системах меняют вручную, поэтому доступ остаётся лишним.
Что съедает срок и бюджет на самом деле
Кабинет здесь инструмент порядка. Вот где его ломает практика.
Маршруты согласования не записаны
кто согласует и в каком порядке, известно только отдельным сотрудникам. Маршруты нужно описать данными.
Замещение и отпуска
согласующий в отпуске, и заявка висит. Нужны замещения и сроки с эскалацией.
Справочники расходятся
подразделения, должности и сотрудники в кабинете и в кадровой системе не совпадают. Источник должен быть один.
Доступ после перевода
права привязаны к человеку, а не к должности. После перевода остаются старые.
Ограничение, которое определяет решение
Кабинет работает в контуре организации на её серверах, вход идёт через её каталог пользователей. Кадровые данные берутся из кадровой системы и в кабинете не редактируются. Правовой статус электронных заявок и согласований определяет внутренний регламент организации, его утверждает заказчик.
Как проверить, что работа сделана
Прогон маршрутов: для каждого типа заявки проходим путь от подачи до закрытия, включая отказ, возврат и замещение.
Отзыв доступа: тестового сотрудника переводят или увольняют в кадровой системе, и в согласованный срок его права в кабинете меняются.
Журнал: каждое действие по заявке видно с автором и временем, и выгрузка журнала соответствует ожиданиям службы безопасности.
О чём спросить любого подрядчика
- Где записаны маршруты и кто может их менять.
- Как работают замещения и эскалация.
- Откуда приходят сотрудники и должности.
- Как отзываются права при переводе и увольнении.
- Какие заявки и согласования входят в первый этап.
Как мы идём по этапам
На каждом этапе назван результат, который остаётся у заказчика. Остановиться можно после любого.
- Типы заявок и маршрутыЗаписываем типы заявок и пути согласования. Результат: описание маршрутов.
- Справочники и ролиСвязываем с кадровой системой и каталогом, определяем роли. Результат: матрица ролей и источник справочников.
- ПрототипПоказываем сотрудникам и согласующим, правим до кода.
- РазработкаЗаявки, маршруты, замещения, напоминания, журнал. Показываем рабочую версию раз в две недели.
- Запуск с одним отделомВключаем в одном отделе, затем в остальных. Передаём код, инструкции и регламент сопровождения.
Как это обычно устроено внутри
Типовая схема: веб-приложение, маршруты и роли описываются данными, справочники синхронизируются с кадровой системой и каталогом, вход идёт через единый вход организации. Напоминания и эскалации отправляются по расписанию, каждое действие пишется в журнал.
- PostgreSQL
- LDAP
- OpenID Connect
- REST API
- Очередь задач
- Журнал действий
Похожая задача у вас?
Разберём её на созвоне за 40 минут: назовём объём работ, ограничения контура и по каким числам вы будете принимать результат. Если задача не наша — скажем прямо.