Автоматическая загрузка документов в 1С: счета, накладные, УПД из сканов и PDF

Конвейер состоит из восьми шагов. Каждый шаг можно проверить отдельно, заменить или отключить, не трогая остальные. На любом шаге документ может выйти из потока и уйти человеку; исчезнуть он не может.

1. Приём. Почтовый ящик, общая папка, выгрузка из ЭДО или загрузка вручную через форму. Каждый файл получает номер и хеш, а в журнале появляется запись: что пришло, откуда и когда.
2. Формат. Определяем, что перед нами: электронный документ со структурой, PDF с текстовым слоем, скан или фотография. От этого зависит весь дальнейший путь.
3. Тип документа. Счёт, накладная, УПД, счёт-фактура, акт или что-то другое. Файл с несколькими документами режется на отдельные.
4. Извлечение полей. Шапка, реквизиты сторон, строки таблицы, итоги. У каждого значения хранится источник (страница и место на ней), чтобы человек видел исходное рядом с результатом.
5. Сверка. Контрагент, договор, заказ, номенклатура и единицы измерения сопоставляются с вашими справочниками.
6. Проверки кодом. Арифметика, НДС, формат реквизитов, дубли, дата. Полный перечень в таблице ниже.
7. Очередь проверки. Если уверенность по критичному полю ниже порога или проверка не прошла, документ попадает оператору: скан слева, поля справа, проблемное поле подсвечено.
8. Запись в 1С. Создаётся непроведённый документ или черновик под отдельным пользователем. Номер записи журнала и ссылка на исходный файл сохраняются в документе (в реквизите или комментарии, это зависит от конфигурации).

Структура или картинка

Распознавание нужно только там, где нет структуры. УПД, счета-фактуры и накладные, которые приходят через оператора ЭДО, как правило, сопровождаются файлом в формализованном формате: поля из него читаются кодом, а не глазами модели. PDF, выгруженный из учётной программы, содержит текст как текст, и его достают напрямую вместе с координатами. OCR или мультимодальная модель остаются для сканов, фотографий и PDF без текстового слоя. Путь выбирает сам конвейер по содержимому файла, а не оператор по теме письма.

Структурированный документ не освобождает от проверок. Арифметика, дубли, справочники и сопоставление номенклатуры нужны ему так же, как скану, потому что ошибиться может и поставщик. Ещё до начала работ мы выясняем, нет ли в вашей конфигурации штатного механизма получения электронных документов из ЭДО. Если он есть и закрывает задачу, наша часть не нужна, и мы так и скажем на обследовании; что именно доступно, зависит от конфигурации, версии и оператора ЭДО.

Как выбирают подход к чтению документов, разобрано в статье OCR или LLM для распознавания документов. Та же схема в виде условного разбора описана в материале ввод данных из документов в учётную систему (это разбор типовой задачи, а не отчёт о конкретном заказчике). Способы подключения самой 1С — отдельная тема, о ней статья как подключить ИИ к 1С.

Прочитать наименование со скана можно почти всегда. Трудно понять, какой позиции вашего справочника оно соответствует. Поставщик пишет «Болт М8х40 оцинк.», у вас позиция называется «Болт шестигранный 8х40», а рядом лежат две похожие, отличающиеся длиной. Поиск по похожести или языковая модель легко выберут ближайшую запись, и ошибка будет выглядеть убедительно: тип верный, а цифра в размере другая. Поэтому сопоставление устроено слоями, и догадка в нём всегда последняя.

1. Подтверждённая пара. Таблица соответствий «поставщик + артикул или наименование → номенклатура + единица + коэффициент». Если человек один раз подтвердил пару, повторно её никто не обсуждает.
2. Точный идентификатор. Артикул, код поставщика или штрихкод, если они есть и в документе, и в справочнике. Совпадение идентификатора надёжнее любого сравнения текста.
3. Подсказка по тексту. Нормализованное наименование сравнивается с номенклатурой, оператору показываются несколько кандидатов, а различия в цифрах и размерах подсвечены. Выбирает человек, выбор записывается в таблицу соответствий.
4. Неизвестная позиция. Уходит в очередь с вариантами «выбрать существующую» и «запросить создание новой». Позицию в справочнике создаёт тот, кто за него отвечает, а не система.

Из этого следует несколько правил.

• Единицы измерения — часть соответствия. Поставщик отгрузил упаковками, а учёт ведётся в штуках: пара включает коэффициент, количество и цена пересчитываются кодом. Строка, у которой единица документа не сходится с известными единицами карточки, идёт оператору.
• Таблица соответствий принадлежит вам. Её ведёт названный сотрудник (обычно из закупок или бухгалтерии), мы поставляем интерфейс и правила. Без владельца таблица устаревает так же, как справочник контрагентов.
• Автоматического создания справочников нет. Новые позиции и новые контрагенты появляются только по решению человека. Исправлять дубли в справочнике 1С дороже, чем поставить позицию в очередь.
• Чистота справочника — предел для всей затеи. Если в базе три записи одного товара, система не определит, какая из них настоящая. Состояние справочников мы смотрим на обследовании; это одна из причин, по которым вилка бюджета сдвигается (см. тарифы).