Dimax GroupЦентр AI-трансформации
Разобрать задачу

ИИ для бухгалтерии: распознавание первичных документов и загрузка в 1С

ИИ для бухгалтерии берёт на себя рутину вокруг первички, а не учёт. Он распознаёт счета, накладные, УПД, акты и чеки, проверяет арифметику, реквизиты и дубли, предлагает статью затрат по истории ваших документов и создаёт в 1С черновик, а не проводку. К закрытию месяца он показывает, каких документов не хватает. Работает на вашем сервере. Как отражать документ, решает бухгалтер: учёт, отчётность и налоговую позицию мы не ведём.

Разобрать задачу Как идёт работа

Обследование — от 200 000 ₽, 2–3 неделиВ 1С создаётся черновик, проведение выключено по умолчаниюРешения по учёту остаются у бухгалтерии

С чем приходят

Где у бухгалтерии уходит время до самого учёта

Первичка идёт по пяти каналам

Почта, ЭДО, мессенджеры, бумага от курьера, фото от сотрудников. Прежде чем что-то провести, бухгалтер собирает документы в одно место и выясняет, не пришёл ли тот же счёт дважды.

К концу месяца не хватает закрывающих

Услуга оказана, товар отгружен, а акта или УПД нет. Пробел находят на закрытии, когда контрагенту уже не дозвониться за день, и приходится восстанавливать картину по почте и банку.

Подотчёт приходит фотографиями

Чеки на смятой бумаге, авансовый отчёт без дат, непонятно, к какому подразделению расход. Каждый такой пакет разбирается вручную.

Одни и те же вопросы к регламенту

Какое подразделение указывать для такого расхода, кто согласует, как оформляется возврат. Ответ есть в учётной политике и внутренних инструкциях, но его ищут через коллег.

Документы

Какие первичные документы берём и что система с ними делает

Технический конвейер от входящего файла до черновика описан на странице загрузки документов в 1С. Здесь разбор по документам и по тому, что от них нужно бухгалтеру.

Документ
Что извлекаем и сверяем
Что делает система
Где ошибается
ДокументСчёт на оплатуоснова для платежа
Что извлекаем и сверяемПоставщик, реквизиты, назначение, суммы; сверка с договором и заказом
Что делает системаЧерновик заявки на оплату или запись для сопоставления с банком
Где ошибаетсяРеквизиты в шапке и в подписи отличаются; счёт выставлен по старому договору
ДокументНакладная и УПДпоступление товаров и услуг
Что извлекаем и сверяемШапка, строки, единицы измерения, налог; сопоставление строк с номенклатурой
Что делает системаЧерновик поступления, подсказка соответствия позиций, очередь для спорных строк
Где ошибаетсяПозиция поставщика не совпадает с вашей; таблица на нескольких листах, итог на последнем
ДокументАкт выполненных работуслуги и подряд
Что извлекаем и сверяемИсполнитель, период, предмет, сумма; привязка к договору
Что делает системаЧерновик поступления услуг и пометка, закрыт ли этим актом платёж
Где ошибаетсяПериод акта выходит за период договора; акт на сумму больше согласованной
ДокументКассовый чек и авансовый отчётподотчёт
Что извлекаем и сверяемДата, сумма, продавец; QR-код на чеке, если он читается, разбирает код, а не модель
Что делает системаСтроки отчёта, подсказка статьи и подразделения, список недостающих чеков
Где ошибаетсяВыцветший чек, мятая фотография; чек выписан не на ту организацию
ДокументБанковская выпискаплатежи
Что извлекаем и сверяемПлательщик, сумма, назначение; сопоставление с документами и счетами
Что делает системаПодсказка, какому документу соответствует платёж; очередь неоднозначных
Где ошибаетсяНазначение платежа в свободной форме; один платёж закрывает несколько документов
Проверки

Что проверяется до того, как документ дойдёт до бухгалтера

Проверки выполняет код, а не модель. Модель читает документ, но верно ли прочитанное, решают правила.

Проверка
Как проверяем
Что при расхождении
Кто решает
ПроверкаАрифметикаколичество, цена, сумма, итог, налог
Как проверяемСтроки пересчитывает программа и сравнивает с итогом документа
Что при расхожденииДокумент уходит в очередь с указанием строки, черновик не создаётся
Кто решаетБухгалтер: ошибку мог допустить и сам поставщик
ПроверкаКонтрагентИНН, КПП, наименование
Как проверяемРеквизиты сверяются со справочником; контрольные разряды ИНН проверяет программа
Что при расхожденииНовый контрагент не заводится сам, документ ждёт подтверждения
Кто решаетБухгалтер
ПроверкаДоговор и периоддата документа и срок договора
Как проверяемЕсть ли действующий договор на дату; не попадает ли дата в закрытый период
Что при расхожденииДата не подставляется, документ уходит человеку
Кто решаетГлавный бухгалтер
ПроверкаДублиномер, дата, контрагент, сумма
Как проверяемПовтор ищется по ключу и по содержимому: исправленный счёт отличается от дубля
Что при расхожденииВторой документ не создаётся, в журнале ссылка на первый
Кто решаетБухгалтер
ПроверкаЗаказ и приёмкаколичества и цены
Как проверяемСтроки сверяются с заказом или с приёмкой на склад
Что при расхожденииРасхождение показано рядом со строкой, проведение откладывается
Кто решаетЗакупщик и бухгалтер
Закрытие месяца

Реестр ожидаемых документов: как находить то, чего нет

Чтение пришедшего — половина задачи. Вторая половина — заметить то, что должно было прийти и не пришло.

Что система ожидает

Из учёта берутся события, под которые положен закрывающий документ: отгрузка, оказанная услуга, поступление, платёж по договору с актами. Каждое событие порождает строку реестра: контрагент, договор, период, какой документ ждём и к какой дате. Реестр ведёт код по правилам, которые записывает ваша бухгалтерия, модель в нём не участвует.

Как строка закрывается

Пришедший документ сопоставляется со строкой по контрагенту, договору, периоду и сумме. Закрытые строки уходят из реестра. Остаток к закрытию месяца — это список «что и у кого запросить», разбитый по контрагентам и по ответственным сотрудникам, с приложенным платежом или отгрузкой, по которым документ положен.

Что делаем с остатком

Система готовит черновик напоминания контрагенту с перечнем документов и ссылками на события в учёте. Отправляет письмо человек: переписка с контрагентами остаётся за вами. Если документ не пришёл и после напоминания, строка эскалируется ответственному, а не исчезает.

Подсказки

Статья затрат, подразделение, номенклатура: что система подсказывает и чем это ограничено

Подсказка опирается на историю

Система смотрит, как ваша бухгалтерия отражала прошлые документы этого поставщика и этого договора, и предлагает то же. В подсказке видно, на какие документы она опирается.

Новая ситуация уходит человеку

Если поставщик новый или в документе незнакомая позиция, система не угадывает. Строка остаётся пустой с пометкой «нет похожих документов».

Вопросы к учётной политике

Справочный ассистент отвечает по вашим внутренним регламентам со ссылкой на пункт: кому согласовывать, какой порядок оформления. Он не трактует налоговые нормы и не заменяет бухгалтера. Подробнее в разделе про <a href="../ii-assistent-po-dokumentam/">ИИ-ассистента по документам</a>.

Контур

Закрытый контур, права в 1С и порядок включения автоматизации

В первичке стоят реквизиты контрагентов, цены, условия договоров, а в подотчёте ещё и сведения о сотрудниках. Поэтому распознавание и языковая модель работают на вашем сервере, файлы наружу не уходят. Для данных ограниченного доступа облачные модели чаще всего не подходят по требованиям заказчика, а оценку по закону о персональных данных даёт ваш юрист.

В 1С система пишет под отдельным пользователем с минимальными правами, сначала на копии базы. Защита базы при записи (непроведённые документы, лимиты, выключатель, журнал с возможностью отмены операции) разобрана на странице загрузки документов в 1С; о способах подключения ИИ к 1С по возрастанию риска рассказывает статья «Как подключить ИИ к 1С».

Автоматизация включается по ступеням, отдельно для каждого класса документов, и каждое включение записывается:

  1. Подсказка. Система показывает прочитанное рядом со сканом, бухгалтер вводит сам.
  2. Черновик. Создаётся непроведённый документ, бухгалтер проверяет и проводит.
  3. Автосоздание для проверенных классов. Только те документы, где на эталонной выборке не было ни одной ошибки в критичных полях и где сумма ниже порога, который задаёте вы.

Проведение без человека мы не включаем по умолчанию. Решение о нём принимает главный бухгалтер письменно, по каждому классу.

Замер

Как принимаем качество: прошлые месяцы с известным результатом

Долю верных документов без замера на ваших файлах не называем. Берём закрытые периоды, где известно, как бухгалтерия отразила каждый документ.

Показатель
Как считаем
Что считаем провалом
Кто решает
ПоказательВерность полейпо каждому полю отдельно
Как считаемНомер, дата, суммы, реквизиты сравниваются с тем, что внесла бухгалтерия
Что считаем проваломОшибка в сумме, дате, контрагенте или периоде в черновике
Кто решаетГлавный бухгалтер
ПоказательДокументы без правокпо классам документов
Как считаемСколько черновиков бухгалтер принял без исправлений; считаем отдельно для электронных документов и сканов
Что считаем проваломПравок столько, что проверка занимает столько же, сколько ввод
Кто решаетРуководитель бухгалтерии
ПоказательНайденные дубли и недостачивнесённые в проверочную выборку
Как считаемВ выборку заранее добавляем повторные счета и убираем закрывающие, смотрим, что нашла система
Что считаем проваломПропущенный дубль; поток ложных срабатываний
Кто решаетБухгалтер
ПоказательПодсказка статьипо закрытым периодам
Как считаемСовпадает ли предложенная статья и подразделение с тем, что выбрал бухгалтер
Что считаем проваломУверенная подсказка, которая оказалась неверной
Кто решаетГлавный бухгалтер
Что делаем

Из чего состоит работа и сколько она стоит

Цены — по тарифам. Цена пилота называется по итогам обследования; остановиться можно после любой ступени.

Обследование: поток первички и одна-две системы

Типы документов, каналы поступления, доля электронных, справочники, конфигурация 1С и порядок проведения. На выходе замер на ваших документах, уровни автоматизации и вилка бюджета. Вычитается из первого этапа.

200 000 ₽ · 2–3 недели

Обследование: ЭДО, склад, несколько баз и юрлиц

Добавляются схема обменов и матрица источников истины.

350 000 ₽ · 3–4 недели

Лёгкий пилот: один класс документов

Например, входящие накладные и счета: распознавание, проверки, черновик, очередь проверки. Протокол испытаний на закрытых периодах.

150 000–400 000 ₽ · 2–8 недель

Тяжёлый пилот: несколько классов, реестр ожидаемых

Подотчёт, акты, банковская выписка, реестр ожидаемых документов, интеграция с ЭДО и запись в боевую базу.

400 000–1 200 000 ₽ · 2–3 месяца

Вывод в продуктив

Опытная эксплуатация, приёмка, обучение бухгалтеров, передача исходников и инструкций.

от 1 500 000 ₽ этапами по 300 000–700 000 ₽ · от 3 месяцев

Сопровождение

Мониторинг, разбор ошибок, обновление правил после смены форм или поставщиков. Сверх пакета — 5 000 ₽ в час.

20 000 / 60 000 / 120 000 ₽ в месяц
Процесс

Как идёт работа

Недели 1–3 — Обследование

Берём документы за несколько закрытых месяцев, включая неудобные: фото чеков, плохие сканы, разные формы одного документа. Фиксируем, как бухгалтерия отразила каждый.

Недели 3–5 — Правила и сборка на копии

Проверки, соответствие номенклатуры и статей, реестр ожидаемых. Запись только в копию базы.

Недели 5–8 — Пилот на одном классе

Работает рядом с ручным вводом: бухгалтер вводит как раньше, система параллельно предлагает свой вариант, расхождения идут в журнал.

Приёмка — Протокол испытаний

Замер на закрытом периоде, не использованном при настройке. Критерии записаны до начала, ошибка в сумме или контрагенте в черновике считается провалом.

Дальше — Новые классы, закрытие месяца, сопровождение

Добавляем классы документов и ступени автоматизации по одному, каждую с отдельной приёмкой.

Цена

Что двигает цену внутри вилки

Доля электронных документов

Документы со структурой из ЭДО читаются кодом и дёшевы. Сканы и фото требуют распознавания и очереди проверки.

Состояние справочников

Контрагент заведён трижды, номенклатура без единообразия: первые недели уходят на сопоставление, а не на распознавание.

Число классов документов

Накладные, акты, подотчёт и выписка — разные правила и разные эталонные выборки.

Число баз и юрлиц

Каждая база 1С — отдельный доступ, свои справочники и своя приёмка.

Контроль

Что остаётся у вас и чего мы не делаем

Остаётся у вас

  • Исходный код и правила проверок в вашем репозитории с первого коммита.
  • Таблица соответствий номенклатуры и статей: принадлежит вам, ведёт её ваш сотрудник.
  • Учётная запись системы в 1С: создаёте и отключаете вы.
  • Решение, когда включать автосоздание: по каждому классу, письменно.
  • Право остановиться после любой ступени: сделанное остаётся у вас по акту.

Мы этого не делаем

  • Не ведём бухгалтерский и налоговый учёт, не готовим и не сдаём отчётность.
  • Не даём налоговых и юридических заключений: как отражать операцию, решает ваша бухгалтерия.
  • Не подписываем документы и не подключаемся к государственным информационным системам; ЭДО остаётся у вашего оператора.
  • Не проводим документы без подтверждения человека по умолчанию и не создаём контрагентов в справочнике сами.
  • Не проводим аттестацию, лицензии ФСТЭК у нас нет. Не берём работы дешевле 150 000 ₽ и не дежурим круглосуточно.
Граница

Бухгалтерская автоматизация, загрузка в 1С и обработка документов: где граница

Эта страница про работу бухгалтерии с первичкой: комплектность, подсказки, подотчёт, закрытие месяца. Запись документов в 1С как отдельный технический поток описана на странице загрузки документов в 1С; многие проекты начинаются именно с неё, а реестр ожидаемых документов и подсказки добавляются после.

Если главная задача — прочитать скан, а учёт вторичен, смотрите OCR-системы на заказ. Если документы разных типов приходят пачками и их надо нарезать и классифицировать, это интеллектуальная обработка документов. Если бухгалтерам нужен помощник, который отвечает по остаткам и дебиторке в самой базе, это ИИ-ассистент для 1С. Обмен между 1С и другими системами без интерфейса относится к интеграции 1С.

Инструменты

На чём собираем

Чтение, проверки и данные
  • Разбор электронных форматов и текстового слоя PDF, разбор QR-кода чека
  • OCR и открытая языковая модель в вашем контуре там, где структуры нет
  • Правила проверок и реестр ожидаемых в PostgreSQL, журнал с источниками значений
  • Очередь задач, оповещения ответственному
Сторона 1С и интерфейс
  • HTTP-сервисы 1С или OData: что доступно, зависит от платформы и конфигурации
  • Расширение конфигурации вместо правки типовой, отдельный пользователь с минимальными правами
  • Python, Docker; интерфейс проверки: скан рядом с полями, спорное подсвечено
  • Вход через ваш каталог (LDAP, Active Directory) или Keycloak
Материалы

Материалы по теме

Статья

ИИ и первичные документы в бухгалтерии: что автоматизируется

Какие операции с первичкой отдаются машине, где нужен человек и как проверить схему до запуска.

  • Шесть операций
  • Что нельзя отдавать
  • Проверка до запуска
Читать →
Статья

Как измерить точность распознавания документов

Эталонная выборка, метрики по полям, пороги уверенности и условия приёмки.

  • Эталонная выборка
  • Метрики по полям
  • Пороги уверенности
Читать →
Статья

OCR или LLM для распознавания документов

Три подхода к чтению счетов, актов и накладных и проверки против выдуманных данных.

  • Три подхода
  • Выдуманные данные
  • Гибрид
Читать →
Заявка

Разберём вашу первичку и покажем, что система возьмёт на себя

Сорок минут созвона: какие документы приходят, по каким каналам и что бухгалтерия делает с ними вручную. По итогам скажем, с какой ступени начинать.

Спасибо, заявка отправлена. Ответим в течение рабочего дня.

Не удалось отправить. Напишите в телеграм или позвоните.

Вопросы

Частые вопросы: ИИ для бухгалтерии и первичных документов

Что ИИ делает в бухгалтерии, а что нет?

Распознаёт счета, накладные, УПД, акты и чеки, проверяет арифметику, реквизиты и дубли, подсказывает статью затрат по истории, готовит черновик в 1С и показывает, каких закрывающих документов не хватает. Учёт, отчётность и налоговую позицию он не ведёт: решение остаётся у бухгалтера.

Документы будут проводиться автоматически?

По умолчанию нет. В 1С создаётся непроведённый документ или черновик. Автосоздание включается позже, по каждому классу документов, после пилота и письменного решения главного бухгалтера. Проведение без человека мы не рекомендуем и не включаем само.

Чем эта услуга отличается от загрузки документов в 1С?

Загрузка документов в 1С описывает технический конвейер от файла до черновика. Здесь основа — работа бухгалтерии: комплектность на закрытии месяца, подотчёт, банковская выписка, подсказки статей, вопросы по регламентам. Проекты часто начинаются с загрузки.

Можно ли доверять распознаванию сумм?

Суммы, даты и налог не принимаются на веру: арифметику пересчитывает программа, документ со сбившимся итогом уходит в очередь. Долю верных полей измеряем на закрытых периодах вашей бухгалтерии до пилота.

Как система узнаёт, что документа не хватает?

Из учёта берутся события, под которые положен закрывающий документ: отгрузка, оказанная услуга, платёж по договору. Для каждого создаётся строка реестра, пришедший документ закрывает строку. Остаток к закрытию месяца — список запросов контрагентам. Письма отправляет человек.

Где обрабатываются документы?

На вашем сервере или в вашей сети. Распознавание и языковая модель развёрнуты там же, файлы наружу не уходят. Вопросы персональных данных и коммерческой тайны согласуйте с юристом и службой безопасности до запуска.

Сколько стоит?

Обследование — 200 000 ₽ за один-два процесса (2–3 недели) или 350 000 ₽ за несколько систем (3–4 недели), оно вычитается из первого этапа. Лёгкий пилот — 150 000–400 000 ₽ за 2–8 недель, тяжёлый — 400 000–1 200 000 ₽ за 2–3 месяца. Сопровождение — 20 000 / 60 000 / 120 000 ₽ в месяц.

Вы работаете только в Ростове-на-Дону?

Мы в Ростове-на-Дону, работаем с заказчиками по всей России: удалённо и в вашем контуре. Доступ к системам и обследование согласуем на старте с вашей службой безопасности.

Смежное

Что посмотреть рядом