Автоматизация документооборота для B2B: договоры, входящие документы и пакеты под отгрузку

Шаблон и реквизиты

Договор собирается из шаблона: реквизиты, адреса и банковские данные подставляются из карточки контрагента в учёте, условия выбираются из утверждённых вариантов. Нестандартный пункт не правится в шаблоне, а добавляется как отдельное условие, и система показывает, чем договор отличается от типового. Юрист читает отличия, а не весь текст заново.

Версии без «финал_2»

У документа одна карточка и список версий: кто и когда загрузил, что изменилось, какая версия отправлена контрагенту и какая подписана. Подписанная версия не перезаписывается, исправление создаёт новую с отсылкой на прежнюю.

Сроки как данные

Дата окончания, срок оплаты, срок подписи и срок ответа хранятся полями, а не строкой внутри текста. Из них строятся списки «заканчивается в ближайшие тридцать дней» и «ждёт ответа дольше срока». Продлевать или расторгать, решает человек, система напоминает заранее.

Документы приходят четырьмя путями: от оператора ЭДО, на почтовый ящик, на бумаге (скан) и из кабинета партнёра, если он у вас есть. Для каждого пути система определяет тип, ищет заказ или договор и либо кладёт документ на место, либо отправляет человеку.

• Определение типа. Счёт-фактура и УПД имеют установленный вид, акт и письмо произвольный. Для произвольных документов тип предлагает модель, первые недели человек подтверждает всё, затем только сомнительное.
• Поиск заказа. По номеру заказа или договора в тексте и в имени файла, по контрагенту и сумме. Совпадение по одному признаку считается предположением, по двум и более привязкой.
• Порог уверенности. Ниже порога документ идёт в очередь разбора с подсказкой, а не в учёт. Порог выбирается на выборке ваших документов, а не по описанию производителя.
• Дубли. Один документ может прийти и от оператора, и на почту. Система сравнивает реквизиты и файл и не заводит вторую запись.

Распознавание сканов работает на ваших серверах, подход описан на странице «Распознавание документов», запись в учёт — на странице «Загрузка документов в 1С». Для данных ограниченного доступа облачные модели чаще всего не подходят по требованиям заказчика.

Названия путают, а задачи разные. Если партнёры должны обмениваться с вами заказами и отгрузками как сообщениями между системами, нужна EDI-интеграция: она про передачу данных, а не про судьбу документа. Если нужно, чтобы клиент сам видел документы и статусы, это B2B-портал или кабинет.

Автоматизация документооборота, о которой эта страница, находится между ними: она отвечает на вопросы «где документ, у кого он, подписан ли, к какому заказу относится, чего не хватает в комплекте». Источником остаётся 1С или ваша учётная система, каналом — оператор, почта или загрузка, а связку и контроль строим мы.

Готовая система электронного документооборота уместна, когда процесс типовой и охватывает всю компанию. Заказная связка уместна, когда документы нужно встроить в работающий учёт и закрыть один-два самых дорогих участка; критерии в статье «Коробочное ПО или заказная разработка». Проверка договоров на риски — отдельная услуга, извлечение данных из сканов — интеллектуальная обработка документов.