Одни и те же вопросы уходят коллегам
Как оформить отпуск, куда писать про доступ, какая форма заявки на командировку. Отвечают те, кто знает, и их отвлекают от своей работы каждый день.
Интеллектуальные ассистенты для сотрудников: ответы по регламентам, учёту и заявкам с учётом прав
Интеллектуальный ассистент для сотрудников — внутренний помощник, который отвечает на рабочие вопросы по вашим регламентам, документам и учётным данным и принимает типовые заявки. Он видит только то, что вправе видеть спросивший, называет источник и отказывает, когда ответа в базе нет. Модель работает на вашем сервере. Начинаем с реальных вопросов одного подразделения.
Пилот от 150 000 ₽, обследование — от 200 000 ₽Ответ со ссылкой на источник, права по ролям из вашего каталогаМодель на вашем сервере, исходники у вас с первого коммита
С чем приходят
Когда сотрудникам нужен внутренний ассистент
Знания живут в десяти местах
Регламенты на диске, инструкции в вики, договорённости в почте и чатах, ответы в голове у двух сотрудников. Поиск по названию файла не находит нужное.
Новичок не знает, у кого спросить
Первое время человек работает медленнее из-за незнания порядка, а не сложности работы. Каждый вопрос стоит времени и ему, и наставнику.
Сотрудники уже пользуются публичным чатом
Копируют в него куски договоров и писем, потому что другого помощника нет. Для данных ограниченного доступа публичные сервисы чаще всего не подходят по требованиям заказчика.
Типы ассистентов
Пять типов ассистента для сотрудников: что делает, откуда данные, где ломается
Тип выбирается по задаче, а не по моде. Один и тот же проект обычно начинается с первого типа и растёт к четвёртому-пятому.
Тип
Что делает
Откуда данные
Где ломается
ТипСправочныйответы по регламентам
Что делаетОтвечает на вопросы о порядке работы: отпуск, командировки, заявки, правила безопасности
Откуда данныеРегламенты и инструкции, размеченные по действующим редакциям
Где ломаетсяВ базе две версии регламента, и ассистент цитирует устаревшую
ТипПоисковыйдокументы, письма, переписка
Что делаетНаходит договор, письмо или протокол по смыслу, а не по названию файла
Откуда данныеФайловый диск, почтовый архив, система документооборота; права берутся из них
Где ломаетсяИндекс не знает про права, и сотрудник видит чужое
ТипПомощник по документамсводки и черновики
Что делаетДелает сводку длинного документа, готовит черновик письма или ответа, сверяет два текста
Откуда данныеДокумент, который сотрудник сам загрузил или выбрал
Где ломаетсяСводка пропускает оговорку, а сотрудник принимает её без проверки
ТипАссистент по учётным даннымвопросы к 1С и CRM
Что делаетОтвечает «каков остаток», «что по договору», «кто ответственный», читая данные учёта
Откуда данные1С, CRM, ERP через их интерфейсы, только на чтение
Где ломаетсяПрава в учёте шире, чем должны быть, и ассистент показывает лишнее
ТипАссистент с действиямизаявки и согласования
Что делаетСоздаёт заявку, назначает встречу, запускает согласование, но только после подтверждения человеком
Откуда данныеСистемы заявок и согласований через API, отдельная учётная запись с узкими правами
Где ломаетсяПодтверждение стало формальностью, и ошибочное действие прошло
Подразделения
Что спрашивают в разных подразделениях и что остаётся за человеком
Заготовка для разбора. На обследовании строки станут вашими: возьмём вопросы из почты, чатов и заявок.
Подразделение
Типовые вопросы
Откуда отвечает ассистент
Что остаётся человеку
ПодразделениеКадры
Типовые вопросыОтпуска, справки, командировки
Откуда отвечает ассистентКадровые регламенты, шаблоны заявлений
Что остаётся человекуРешения по конкретному сотруднику, спорные случаи
ПодразделениеИнформационные технологии
Типовые вопросыДоступы, настройка, инциденты
Откуда отвечает ассистентИнструкции, база знаний, статусы заявок
Что остаётся человекуВыдача прав, решения по безопасности
ПодразделениеБухгалтерия и финансы
Типовые вопросыФормы, сроки, правила учёта
Откуда отвечает ассистентУчётная политика, график закрытия периода
Что остаётся человекуПроводки, суммы, налоговые решения
ПодразделениеЗакупки
Типовые вопросыПравила, лимиты, где лежит договор
Откуда отвечает ассистентПоложение о закупках, реестр договоров
Что остаётся человекуВыбор поставщика, исключения из правил
ПодразделениеПродажи
Типовые вопросыУсловия клиента, остатки, шаблоны
Откуда отвечает ассистентПрайс-политика, CRM, шаблоны предложений
Что остаётся человекуЦена вне политики, обещания клиенту
ПодразделениеЮристы
Типовые вопросыПохожие пункты в прошлых договорах
Откуда отвечает ассистентАрхив договоров, реестр позиций
Что остаётся человекуПравовая оценка и подпись
ПодразделениеПроизводство и охрана труда
Типовые вопросыЧто говорит инструкция на участке
Откуда отвечает ассистентИнструкции по профессиям, журнал допусков
Что остаётся человекуДопуск к работе, решение при нештатной ситуации
Права
Ассистент видит то же, что видит спрашивающий
Главный риск внутреннего ассистента не в выдуманном ответе, а в чужом документе, который он принёс по запросу. Подробнее о защите ИИ-систем — на странице аудита безопасности ИИ.
Если загрузить все документы компании в один индекс, любой сотрудник получит доступ к зарплатным ведомостям и договорам, которые ему не положены. Исправляется это на уровне поиска, а не просьбой «не показывай секретное».
Как устроены права
- Права хранятся рядом с документом. При загрузке в индекс каждый фрагмент получает список групп и пользователей, которым он доступен, из системы-источника.
- Фильтр применяется до генерации. Ассистент ищет только среди фрагментов, доступных спрашивающему. Что ему не показали, модель в ответе не упомянет.
- Данные учёта читаются от имени пользователя. Запрос в 1С или CRM идёт с правами сотрудника, а не с общей учётной записью, у которой есть доступ ко всему.
- Права обновляются и пишутся в журнал. Сотрудник перешёл в другой отдел или уволился: доступ меняется вместе с группами в каталоге. Журнал хранит, кто что спросил и какие источники использованы.
Права проверяются отдельным прогоном до запуска: из-под учётной записи рядового сотрудника задаём вопросы о закрытых документах и пробуем получить их содержимое обходными формулировками. Результат записывается в акт приёмки. Единый вход и роли в вашем контуре описаны на странице SSO и MFA.
Где живёт
Один вход для всех вопросов или несколько ассистентов
Сотрудник не должен выбирать между пятью ботами. Но один «ассистент для всего» отвечает хуже набора специализированных: у каждой области свои документы, права и допустимые действия. Рабочая схема: одна точка входа и маршрутизатор, который передаёт вопрос нужной области.
Где поставить точку входа
- Внутренний портал. Подходит, если сотрудники уже работают в нём за компьютером; вход единый, права из каталога.
- Корпоративный мессенджер или Telegram-бот в вашем контуре. Удобнее производству и выездным сотрудникам; канал не должен выносить данные за контур, и это проверяется до выбора.
- Встроенный в рабочую систему. Окно в 1С или CRM видит контекст открытой карточки; разрабатывается под конкретную систему.
Два-три канала поверх одной логики лучше одного универсального: ответы, права и журнал общие. Если вопросы идут голосом (на производстве, на складе), это отдельная задача, о которой на странице голосового ассистента.
Принятие
Как сделать, чтобы ассистентом пользовались
Начать с настоящих вопросов
Вопросы берутся из почты, чатов и заявок подразделения, а не придумываются. Первый же ответ должен быть полезен, иначе сотрудник не вернётся.
У каждого раздела знаний есть владелец
Назначенный сотрудник отвечает за актуальность регламентов в своей области. Ассистент не может быть лучше документов, из которых отвечает.
Честный отказ вместо красивой выдумки
Нет источника, нет ответа: ассистент говорит это прямо и подсказывает, к кому обратиться. Один выдуманный ответ разрушает доверие надолго.
Кнопка «ответ неверен» и разбор раз в неделю
Сотрудник отмечает ошибку одним нажатием, владелец раздела видит её в списке. Исправление базы закрывает причину, а не симптом.
Проверка
Как проверяем качество ассистента до запуска
Проверка идёт на вопросах ваших сотрудников. Тестовую анкету из чужого проекта берём только как заготовку.
Что проверяем
Кто оценивает
Замечание
Блокирует запуск
Что проверяемВерность ответанабор вопросов с эталонными ответами
Кто оцениваетВладельцы разделов знаний вслепую
ЗамечаниеОтвет спорит с действующим регламентом
Блокирует запускНеверный ответ там, где есть денежные или юридические последствия
Что проверяемСсылка на источникдокумент и страница в каждом ответе
Кто оцениваетПроверяющий открывает источник
ЗамечаниеСсылка не подтверждает утверждение
Блокирует запускСсылка на документ, закрытый для спросившего
Что проверяемОтказ без ответа в базевопросы, ответа на которые нет
Кто оцениваетПроверяющий
ЗамечаниеРасплывчатый ответ вместо отказа
Блокирует запускЛюбой уверенный выдуманный ответ
Что проверяемПрава доступавопросы о закрытом от обычной учётной записи
Кто оцениваетСлужба безопасности заказчика
ЗамечаниеАссистент намекает на существование закрытого
Блокирует запускЛюбая утечка закрытого фрагмента
Что проверяемДействиясценарии с подтверждением и отказом
Кто оцениваетВладелец процесса
ЗамечаниеЛишний вопрос клиенту, неясное сообщение
Блокирует запускДействие без подтверждения или выполненное дважды
Что делаем
Из чего состоит работа и сколько она стоит
Цены — по тарифам. Цена называется по итогам обследования, остановиться можно после любой ступени.
Обследование: одно подразделение и одна-две системы
Вопросы сотрудников, источники знаний, права, тип ассистента для первого шага. На выходе перечень вопросов, схема источников и вилка бюджета. Вычитается из первого этапа, если продолжаете с нами.
200 000 ₽ · 2–3 недели
Обследование: несколько подразделений и систем
Каталог пользователей, 1С, CRM, документооборот и портал вместе: матрица источников и прав.
350 000 ₽ · 3–4 недели
Пилот: справочный или поисковый ассистент
Одно подразделение, ответы по документам со ссылкой на источник, права из каталога, оценка на вопросах сотрудников.
150 000–400 000 ₽ · 2–8 недель
Пилот: ассистент с учётными данными или действиями
Чтение 1С и CRM от имени сотрудника, создание заявок с подтверждением, отдельная учётная запись с узкими правами, журнал.
400 000–1 200 000 ₽ · 2–3 месяца
Вывод в эксплуатацию
Остальные подразделения, нагрузочная проверка, мониторинг, обучение владельцев знаний, инструкция для сотрудников.
от 1 500 000 ₽ этапами по 300 000–700 000 ₽ · от 3 месяцев
Сопровождение
Мониторинг, обновление индекса, разбор ошибок, плановые доработки с пакета на 60 000 ₽. Сверх пакета — 5 000 ₽ в час.
20 000 / 60 000 / 120 000 ₽ в месяц
Процесс
Как идёт работа
2–4 недели — Обследование: вопросы, источники, права
Выгружаем реальные вопросы подразделения, выясняем, где лежат ответы и кто их ведёт, фиксируем права.
1–2 недели — Подготовка знаний
Оставляем действующие редакции, убираем дубли, назначаем владельцев. Работу делаете вы, мы даём формат и проверяем.
2–8 недель — Пилот в одном подразделении
Ассистент работает в рабочем канале у ограниченной группы, ошибки разбираются раз в неделю.
1–2 недели — Проверка прав и безопасности
Прогон вопросов о закрытом из-под учётных записей разных ролей. Результат входит в акт приёмки пилота.
Постепенно — Расширение
Подразделения подключаются по одному, каждое со своей выборкой вопросов.
Дальше — Развитие или сопровождение
Учётные данные, действия и новые каналы идут этапами с приёмкой.
Цена
Что двигает цену внутри вилки
Состояние знаний
Если регламенты хранятся в нескольких версиях, а часть лежит в почте, первые недели уходят на порядок в документах.
Число и возраст источников
Каждая система даёт свои права и формат: файловый диск, документооборот, вики, 1С, CRM. Чем старее система, тем дороже добираться до её данных.
Права и роли
Единые группы в каталоге дают права почти даром. Если права в каждой системе свои, на их сведение уходит заметная часть бюджета.
Действия вместо ответов
Чтение дёшево, запись в учёт дороже: нужны подтверждения, отдельная учётная запись, журнал и откат.
Контроль
Что остаётся у вас и чего мы не делаем
Остаётся у вас
- Исходный код в вашем репозитории с первого коммита.
- Модель, индекс и журнал на ваших серверах; развёртывание описано инструкцией.
- Перечень вопросов, эталонные ответы и протокол оценки: ими можно проверять и другого подрядчика.
- Описание прав и источников данных в проверяемом виде.
- Право остановиться после любой ступени: сделанное остаётся у вас по акту.
Мы этого не делаем
- Не пишем регламенты и не наводим порядок в документах за вас: готовим формат и проверяем результат.
- Не заменяем специалистов: решения по кадрам, деньгам и допускам остаются за человеком.
- Не подключаем публичные сервисы к данным ограниченного доступа без вашего решения.
- Не имеем лицензии ФСТЭК и не проводим аттестацию. Вопросы персональных данных сотрудников и локальных актов решает юрист заказчика; мы даём технические меры: права, журнал, хранение в контуре.
- Не берём работы дешевле 150 000 ₽ и не дежурим круглосуточно.
Граница
Ассистент для сотрудников, поиск по документам или агент: где проходит граница
Если задача сводится к ответам со ссылками по документам, это ИИ-ассистент по документам и базе знаний, и ассистент для сотрудников шире его по набору источников, каналов и ролей. Если важнее поиск по большому архиву, смотрите семантический поиск. Если ассистент должен читать вопросы к учёту на обычном языке, это ассистент для 1С.
Когда ассистент не только отвечает, но и выполняет действия в CRM, 1С и почте, добавляются права, подтверждения и откат: это ИИ-агент для бизнеса. Для юристов и кадровиков есть страница про ИИ для юристов и HR. Основа большинства таких систем описана на странице RAG-систем.
Граница не жёсткая: справочный ассистент со временем получает доступ к учёту и заявкам, поэтому права и журнал закладываем сразу.
Инструменты
На чём собираем
Модель и поиск
- Языковая модель на вашем сервере, выбор по оценке на ваших вопросах
- Векторный индекс (pgvector или Qdrant) и обычный полнотекстовый поиск вместе
- Права фрагментов хранятся в индексе и применяются до генерации
Интеграции и развёртывание
- Python: FastAPI, очередь заданий для загрузки документов
- Каталог пользователей (LDAP, Active Directory) или Keycloak для входа и групп
- Интерфейс: портал, корпоративный мессенджер или Telegram-бот в контуре
- Docker, Nginx, GitLab CI, журнал и мониторинг
Материалы
Материалы по теме
Ассистент по внутренней базе знаний в контуре
Разбор типовой задачи: поиск по внутренним документам со ссылкой на источник, без выхода данных наружу и без выдуманных ответов.
- Задача
- Что проверяем
- Где ломается
Как обучить сотрудников работе с нейросетями
Чему учить разные роли и как написать регламент, чтобы данные не утекали в публичные сервисы. Пригодится перед запуском ассистента.
- Начать с задач
- Чему учить
- Регламент
Как ограничить ИИ-агента: права, подтверждения и откат
Матрица действий, отдельная учётная запись, подтверждение и аварийный выключатель. Нужна, если ассистент должен создавать заявки.
- Матрица действий
- Подтверждения
- Откат
Заявка
Разберём, какие вопросы сотрудники задают чаще всего
Сорок минут созвона: какое подразделение, какие вопросы, где лежат ответы и кто их ведёт. По итогам скажем, с какого типа ассистента начинать и в какую вилку это укладывается.
Вопросы
Частые вопросы: интеллектуальные ассистенты для сотрудников
Сколько стоит разработка интеллектуального ассистента для сотрудников?
Обследование — 200 000 ₽ за одно подразделение и одну-две системы, 350 000 ₽ за несколько систем. Лёгкий пилот (справочный или поисковый ассистент) — 150 000–400 000 ₽ за 2–8 недель, тяжёлый (учётные данные или действия) — 400 000–1 200 000 ₽ за 2–3 месяца. Вывод в эксплуатацию — от 1 500 000 ₽ этапами по 300 000–700 000 ₽. Точную цену называем после обследования.
Где работает ассистент и куда уходят данные?
Модель, индекс и журнал стоят на ваших серверах или у выбранного вами хостера, данные из контура не уходят. Внешний программный интерфейс возможен для данных, которые вы разрешили, но для документов ограниченного доступа чаще не подходит по требованиям заказчика.
Как ассистент понимает, что сотруднику можно видеть?
Права берутся из вашего каталога пользователей и систем-источников и хранятся в индексе рядом с каждым фрагментом документа. Фильтр применяется до генерации ответа, поэтому закрытое в ответе не упоминается. Перед запуском права проверяются отдельным прогоном из-под учётных записей разных ролей.
Что будет, если в базе нет ответа?
Ассистент говорит, что ответа нет, и подсказывает, к кому обратиться. Он не должен придумывать. Мы проверяем это вопросами, на которые ответа в базе заведомо нет.
Нужно ли готовить документы заранее?
Да, и это самая трудоёмкая часть на вашей стороне. Нужны действующие редакции, понятные владельцы разделов и отсутствие дублей. Обследование покажет, что не готово, мы даём формат и проверяем результат, но регламенты не пишем.
Может ли ассистент создавать заявки и согласования?
Может, но только после подтверждения сотрудником, через отдельную учётную запись с узкими правами и с записью в журнал. Такой ассистент относится к тяжёлому пилоту, потому что действия проверяются отдельно.
Кому принадлежит код и можно ли остановиться после пилота?
Исходный код лежит в вашем репозитории с первого коммита. После любой ступени можно остановиться, сделанное остаётся у вас по акту. Перечень вопросов, эталонные ответы и описание прав можно передать другому подрядчику.
Вы работаете только в Ростове-на-Дону?
Мы в Ростове-на-Дону, работаем с заказчиками по всей России: удалённо и в вашем контуре. Доступ к системам и обследование согласуем на старте с вашей службой безопасности.
Смежное
Что посмотреть рядом
- ИИ-ассистент по документам и базе знаний
- Семантический поиск по документам
- RAG-система на заказ
- ИИ-ассистент для 1С
- ИИ-агент для бизнеса
- ИИ для юристов и HR
- SSO и MFA для корпоративных систем
- Аудит безопасности ИИ-системы
- Частные языковые модели в вашем контуре
- Цены и сроки по ступеням
- Как обучить сотрудников работе с нейросетями
- Разбор: ассистент по базе знаний в контуре