Разработка B2B CRM-системы: компании, КП со скидками, договоры и обмен с 1С

Три уровня: группа, юрлицо, точка

Покупает юрлицо, договаривается часто группа компаний, а получает товар конкретная точка. Если всё в одной карточке, нельзя ответить, сколько группа покупает у вас в целом и кто решает в конкретном филиале. В модели три уровня и правило, на каком лежат договор, цена и долг.

Роли в закупке

Контакт привязан к сделке с ролью: инициатор, пользователь, согласующий, плательщик. По роли система подсказывает, кого ещё не было в переписке к этапу КП. Условный пример: сделка дошла до согласования, а финансиста клиента в карточке нет. Переход не блокируется, но ставится задача.

Дубли и принадлежность клиента

Компания заводится после поиска по ИНН и КПП. При совпадении менеджер видит ответственного и историю, а объединение карточек подтверждает человек: автоматическое слияние склеит разные филиалы. Принадлежность клиента записана правилом (регион, отрасль, первое обращение).

Откуда в КП берётся цена

У клиента может быть сразу несколько цен: общий прайс-лист, договорная цена, разовая цена на проект. Правило приоритета записывается до разработки: что применяется, если есть и договорная цена, и акция. У каждой цены есть срок действия, а КП фиксирует цену на дату составления.

Маршрут согласования

Пороги отклонения от прайса и состав согласующих меняет администратор, а не разработчик. Условный пример: в пределах первого порога менеджер решает сам, выше решает руководитель отдела, выше второго порога подключается коммерческий директор. Согласующий видит клиента, историю закупок, долг и причину просьбы на одном экране.

• Отправленное КП не правится. Изменение создаёт новую версию, старая остаётся.
• Из принятого КП создаётся заказ. Позиции и цены переносятся, а не вводятся заново, расхождения КП и счёта исключены.

В учёт уходят компания и принятое КП, обратно возвращаются счёт, оплата, отгрузка и долг. Цены и остатки остаются в 1С, CRM хранит копию. Три правила отличают B2B-обмен от простой выгрузки.

• Компания ищется по ИНН и КПП до создания, а повтор сообщения обновляет запись, а не создаёт второго контрагента.
• Оплата привязывается по номеру счёта, а не по сумме. Частичная оплата не закрывает сделку.
• Раз в ночь учёт и CRM сверяются. Расхождения попадают в журнал, а предупреждение о долге всплывает при составлении нового КП.

Менеджер видит своих клиентов, руководитель отдела — отдела, коммерческий директор — всех. Для отдельных клиентов включается ограниченный доступ. Права проверяет сервер на каждый запрос, а перед приёмкой мы пробуем открыть чужое из-под каждой роли. Журнал фиксирует, кто менял цену, скидку, ответственного и кто выгружал список клиентов.

Когда менеджер уходит, администратор одним действием передаёт его клиентов и задачи другому. Если вход построен через ваш каталог пользователей, увольнение в нём закрывает доступ и здесь. Политику выгрузок пишет ваша служба безопасности, мы даём технические средства: запрет, журнал, ограничение объёма.

Большинство B2B-процессов закрывается готовой CRM с настроенными воронками и обменом с 1С, и тогда мы так и скажем после обследования. Свою систему стоит обсуждать, когда не хватает иерархии клиентов, многоступенчатого согласования или расчёта КП по вашим правилам, нужно хранить данные на своём оборудовании или плата за доступ растёт вместе с числом пользователей. Промежуточный вариант: готовая CRM плюс наш сервис рядом для расчёта КП и согласования (сравнение на несколько лет — в статье «Своя CRM или готовая»).

B2B CRM — инструмент вашей команды, клиент в неё не заходит. Если клиентам нужен вход, чтобы самим смотреть цены, остатки и заказы, это B2B-портал или личный кабинет. Если процесс строится вокруг объектов обслуживания, нужна CRM на заказ.

Если боль в разборе входящих заявок и черновиках КП, начните с ИИ-агента для продаж: модель на ваших серверах готовит черновик, решает менеджер. Если проблема в обмене заказами и документами с контрагентами, смотрите EDI-интеграции для B2B, а если учёт и CRM просто не связаны, хватит интеграции 1С.